台灣佛教慈濟基金會

2017

小小螺絲釘 不能少您一個

陳錦漢過去六年承擔總務志工,在大小活動盤點各功能組所需的借物,需要付出的體力和時間,錦漢表示這是一項甘之如飴的使命。【攝影:林振勝】陳錦漢過去六年承擔總務志工,在大小活動盤點各功能組所需的借物,需要付出的體力和時間,錦漢表示這是一項甘之如飴的使命。【攝影:林振勝】

每一次的活動,幕後總有一群人在默默付出;每一次為圓滿活動,這群幕後功臣都是走在最前,做到最後,身體疲累且還要負責善後。對承擔總務的陳錦漢而言,每一位工作人員都是活動中的小螺絲釘,絕對不能少任何一個人。


在慈濟大型活動中,功能組各司其職,人人做好本分事,默默守在崗位上;表面上大家的工作似乎都很簡單,實際上每個功能組都是活動中的大力量。誠如在活動中承擔總務多年的志工陳錦漢(惟錦)所體會:沒有各功能組的環環相扣,活動就無法順暢進行,肯定也無法達到圓滿。

◎ 做總務的二大原則

2017年5月13及14日是慈濟的三節合一(佛誕節、母親節、全球慈濟日)節慶,為迎接一年一度的三節合一活動,讓人人能歡喜來浴佛,吉隆坡慈濟靜思堂積極展開各籌備工作,其中總務更是提前兩個星期就開始忙碌盤點各功能組所需的借物。

打點倉庫一切物品的錦漢承擔各大小活動的總務已經有六年之久,可說是總務志工的元老了。各功能組長也對他相當熟悉,要借東西自然就會想到他。

“說起來,因緣也很奇妙。記得2006年因為搬回收資源到慈濟環保站就這樣加入慈濟。後來,做了兩年財務同仁。那時,凡是有活動,我就被點名承擔交通組長,後來就承擔總務,一直到現在。”

當時,錦漢因妻子生病需要照顧,遂離開同仁崗位。但逢慈濟舉辦活動,他都義不容辭地承擔總務。總務的工作看似容易,只是點算各功能組要借的物品,過後,各功能組歸還時再點算清楚就是了。但挑起擔子後,他才知道並非只是點算那麼簡單,其中還深藏待人處事的學問。

六年來,每一場大大小小的活動對錦漢而言,都是不容忽視的。從拿到各功能組的借物單開始,就要查看倉庫的物品數量是否足夠各功能組所借的數量,比如長桌和藍布,是借物裡最熱門的物品,如靜思堂倉庫裡的存量不夠,就要詢問社區組長,看看各共修處可否借出多少張?若是還不夠,就會和各功能組洽談,是否需要這麼多張還是可以減量?

“我不會輕易向分會提出添購物品,因為,大型活動過後,往往就不需要用到,會很浪費,而且,物品越買越多,越屯越多,最後還要找地方來存放,也是一個問題。”

除了不浪費,愛惜物品也是他做總務的原則,懂得修理電器的他常會為倉庫裡有問題的電器修修補補,延長物命。像此次浴佛,因人數眾多,負責交通組的組員也增加,需要的指揮棒也比一般活動多。當他發現倉庫裡其實有數十支指揮棒,但有一大半已經沒有熒光,大家都以為壞了不能用就丟棄一旁。

他看著覺得可惜,便特地花上幾天時間,將這批不會發亮的指揮棒拿出,拆看裡面,發現有些生銹,經過一番擦拭後,指揮棒又能發出閃閃熒光,又可以使用了。

◎ 站在對方的立場設想

對錦漢而言,總務除了要滿足各功能組需求,也要讓大家做到物盡其用,不會因申請太多物品而造成物品的不足。所以,總務不僅是處理借物事宜,也是各功能組的溝通橋樑。

他記得有一次的歲末祝福活動,外場接待組申請六張長桌及藍布,當時他把這些物品送到靜思堂入口處後就離開了。過後不久,當外場接待組長向他追討時,他才發現這些長桌及藍布竟然不翼而飛,不知被誰拿去了。

當下,他看到外場組長為了沒有長桌放結緣品(福慧袋)而急得團團轉,不由深感愧疚。但他也很快鎮定下來,透過對講機向各功能組溝通,請大家讓出一兩張長桌,結果不到一個小時,在和各功能組的協商下,讓出六張長桌及藍布。

經過這件讓他差點崩潰的事,他自此都會親自將借物安全送到各功能組組長手中。也因這件事,他知道各功能組可能為了保障都會多借一些物品。因此,逢借物不夠時,他也會查看各功能組借物單,和對方商量,確保大家所借的東西都能發揮功能而不是借來備用。

站在對方的立場設想是錦漢做總務的深刻體悟。他在活動中也曾多次和功能組長有過爭執,但經過溝通和協商,發現對方真的需要這些物品。於是,他學會在說“不”之前先去了解,以及檢查,並與組長取得共識。這樣一來,彼此有了默契,商量起來也容易多了。他覺得大家都有善解、包容的心,只要態度真誠,說道理,不但能減少磨合,更能讓工作順暢進行。

承擔總務的過程,錦漢說每一次的活動都是最好的學習,學習戒慎虔誠、聲色柔和之外,也學會和大家結好緣,更重要的是可以累積經驗,從錯誤中讓智慧增長。他回憶有一次,負責課務的志工因對講機沒有聲音而無法達到溝通,導致頻頻出現狀況。當對方將二十多支有故障的對講機退回時,他心裡特別難過,不曉得哪裡出現問題?因在將對講機借出時,明明是充滿了電,但退回來的全是還沒使用就沒電了。

錦漢沒有因為遇到挫折就找藉口、找理由;他苦苦思索解決方法。經過多次試驗,他發現可能是某個電插座有問題。於是,遇到活動來臨的前一天,他會在倉庫裡過夜,將對講機一支支再次充電。為了確保充電無誤,他會在夜裡每隔兩個小時就起身查看,若這個電座有問題,就趕緊找其他電座充電。二十多支對講機,他足足花了一整個晚上才算充電完成。

“雖然很累,但看到活動中,大家使用對講機都很順利,我也放下心頭大石。”錦漢很感恩經過這次考驗,分會也請人在倉庫中裝置一整排的電插座,這樣就可以讓十多支對講機同時間充電而節省不少時間,也減少電插座有問題無法充電的風險。

小小的動作能成就一個大活動,錦漢覺得再累也值得。談起做總務的苦與樂,他笑瞇瞇地說:“有很多志工以為不管缺少什麼到總務處就可以找到。小至螺絲釘、貼紙、剪刀、鐵枝,大至鐵錘等,都會向總務索取。”

錦漢有時被志工要借的東西弄得啼笑皆非,他會告訴對方:“總務室不是五金店,也不是文具店,不是樣樣東西都有。”當看到對方借不到這些東西的失望神情時,他於心不忍,也會為對方想辦法找來這些物品或幫他解決問題。

◎ 守之不動的螺絲釘

“其實,現在做總務已經很幸福了。之前,還沒有靜思堂的時候,我們辦大型活動都要借外面的場地,所以,工作就比較繁瑣,要用卡車載物品過去,活動完後又將物品載回來,要點算、放回原位,往往很耗費人力和時間。”

錦漢不諱言,有了靜思堂等於有了自己的家,再也無需到外面辦活動,總務的工作也應該比較輕鬆。但他難忘剛開始整理倉庫時,因沒經驗,借出去的桌椅歸位時,常常是東一堆西一堆,不但不雅觀也難於點算。甚至有一次,活動九點就結束了,他在倉庫裡擺放物品,足足花了三個多小時,直到凌晨十二點才回家。

後來,他覺得這樣不行,一定要有妥善的規劃。於是,他便將倉庫劃分區塊,將所有的物品歸類擺放,而擺放的空間要恰恰好,這樣,只要將物品擺放進去就會很整齊了。有了物品的區塊規劃,他也會分配人力駐守,只要物品回來,負責區塊的志工將東西擺放好就能圓滿完工。

這些年來,錦漢回首過去,很感恩從當年的幾個人到今天,已經有越來越多人參與總務行列。以往他會感覺一個人的力量太單薄,而今,每一次活動都有三大和氣組的志工組成團隊來承擔。他很樂意將經驗傳承下去,畢竟活動越多就需要更多人來付出。他期待人人在崗位上就是那一枚守之不動的螺絲釘,為圓滿活動,成就他人而默默奉獻一己之力。

六年來,每年浴佛都承擔總務,錦漢沒辦法參與浴佛典禮,但他不覺得遺憾,因為每每聽到志工或功能組組員向他表達借到東西的感恩之情時,他說,這已是最大的滿足了。

 

吉隆坡慈濟靜思堂展開三節合一籌備工作,各功能組紛紛領取所借的物品。【攝影:王秀玉】   陳錦漢(中)與各功能組溝通協商。他認為做事固然重要,但人際溝通圓滿至上,團隊溝通與共識是促成作業順利與否的關鍵。【攝影:何嘉叡】

吉隆坡慈濟靜思堂展開三節合一籌備工作,各功能組紛紛領取所借的物品。【攝影:王秀玉】
 
陳錦漢(中)與各功能組溝通協商。他認為做事固然重要,但人際溝通圓滿至上,團隊溝通與共識是促成作業順利與否的關鍵。【攝影:何嘉叡】
 
漏夜充電事件發生後,慈濟雪隆分會請人在倉庫中裝置一整排的電插座,讓十多支對講機可以同時間充電。【攝影:何嘉叡】  

漏夜充電事件發生後,慈濟雪隆分會請人在倉庫中裝置一整排的電插座,讓十多支對講機可以同時間充電。【攝影:何嘉叡】